Vorgründungskosten knackig erklärt: Was du wissen musst

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zur Information und stellt keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Bei detaillierten Fragen zu Vorgründungskosten wende dich bitte immer an deinen Steuerberater, um individuelle Ratschläge zu erhalten.

Wenn du dich mit dem Gedanken trägst, dein eigenes Unternehmen zu gründen, wirst du sicherlich schon von Vorgründungskosten gehört haben. Aber was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff? In diesem Artikel werde ich dir eine klare Erklärung der Vorgründungskosten geben, ihre Bedeutung für angehende Gründer und die Auswirkungen auf die Gewinnminderung. Bitte beachte jedoch, dass dieser Artikel lediglich zur Information dient und keine rechtliche oder steuerliche Beratung darstellt. Für spezifische Fragen empfehle ich dir, dich stets an einen Steuerberater zu wenden, der dir individuell weiterhelfen kann.

Was sind Vorgründungskosten?

Bei einer Unternehmensgründung steht nicht direkt der erste Arbeitstag im Büro, Ladenlokal oder in der Werkstatt an. Stattdessen sind umfangreiche Vorarbeiten über einen Zeitraum von Monaten oder sogar Jahren erforderlich, die erhebliche finanzielle Aufwendungen mit sich bringen. Hierbei spielen Vorgründungskosten eine bedeutende Rolle. Diese Kosten fallen bereits vor der eigentlichen Betriebseröffnung oder der Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit an und können unterschiedliche Ausgabenbereiche umfassen. Dazu gehören beispielsweise

  • Rechts- und Beratungskosten
  • Kosten für Marktforschung
  • die Erstellung eines Businessplans
  • die Anmeldung von Patenten oder Lizenzen
  • Werbe- und Marketingmaßnahmen
  • notwendige Anschaffungen, Einrichtungen und Renovierungen 

All diese Aspekte verursachen erhebliche Ausgaben. Bevor die erste Rechnung an einen Kunden gestellt werden kann, müssen Gründer häufig tief in ihre eigene Tasche greifen. Die Höhe der Vorgründungskosten hängt stark von der Art und Größe deines geplanten Unternehmens ab. Sie können von vergleichsweise geringen Beträgen bis hin zu erheblichen Ausgaben reichen. Es ist wichtig, die Vorgründungskosten sorgfältig zu planen und zu berücksichtigen, um finanzielle Überraschungen zu vermeiden

Vorgründungskosten sind Betriebsausgaben

Eine erfreuliche Tatsache ist, dass Vorgründungskosten, sofern sie betriebliche Ausgaben sind und einen sachlichen und zeitlichen Zusammenhang mit dem konkreten Gründungsvorhaben aufweisen, als Betriebsausgaben betrachtet werden können.

Gemäß § 4 Abs. 4 EStG sind Betriebsausgaben definiert als Aufwendungen, die durch den Betrieb verursacht werden. Dabei wird nicht spezifiziert, wann eine Ausgabe erfolgen darf. Abhängig von der Größe und Komplexität eines Vorhabens können Vorlaufzeiten von mehreren Jahren problemlos anerkannt werden. Bei sehr langen Vorbereitungsphasen müssen jedoch im Einzelfall nachvollziehbare Gründe vorgelegt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Vorgründungskosten nur dann als Betriebsausgaben gelten, wenn sie tatsächlich betrieblich veranlasst sind und einen direkten Bezug zur Unternehmensgründung haben. Hierbei wird der Zusammenhang zwischen den Kosten und dem Gründungsvorhaben genau geprüft.

Damit das Finanzamt vorweggenommene Betriebsausgaben anerkennt, gibt es ein paar wichtige Dinge, die du beachten solltest. Sammle zunächst alle Belege und stelle sämtliche Ausgaben in einer Tabelle zusammen. Vermerke in jeder Zeile deutlich, worum es sich handelt, damit der Zusammenhang zur geplanten Existenzgründung erkennbar ist. Solange du noch nicht offiziell gegründet hast, umfassen die ansetzbaren Kosten den Nettobetrag zuzüglich Mehrwertsteuer. Erst wenn du im Zuge deiner Existenzgründung den Vorsteueranspruch geltend machst, musst du den erstattungsfähigen Betrag als Betriebseinnahme verbuchen und der Steuer zuführen.

Halte alle Belege ordentlich zusammen. Am besten heftest du alle relevanten Belege hinter die Auflistung, damit du die Unterlagen immer vollständig und griffbereit hast.

Zur Sicherheit kannst du auf der Rückseite der Rechnungen notieren, in welchem Zusammenhang die Kosten mit der Existenzgründung stehen. Das erleichtert später die Arbeit, falls das Finanzamt gezielt danach fragt.

Für deine Steuererklärung verwendest du später die Anlage EÜR, um die vorweggenommenen Betriebsausgaben einzutragen. Das Ergebnis dieser Aufstellung überträgst du entweder in die Anlage G für gewerbliche Einkünfte oder in die Anlage S für selbstständige oder freiberufliche Einkünfte.

Die Vorsteuer - ebenfalls erstattungsfähig?

Du hast die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug in Anspruch zu nehmen und die Ausgaben für Vorsteuerbeträge aus deinen Rechnungen für vorweggenommene Betriebsausgaben beim Finanzamt zurückzufordern. Das ist ziemlich praktisch, denn der in den Ausgaben enthaltene Umsatzsteuer-Anteil kann als Vorsteuer geltend gemacht und von deinen eigenen Umsatzsteuereinnahmen abgezogen werden. Wenn du noch keine oder nur sehr geringe Umsatzsteuereinnahmen hast, ergibt sich ein Vorsteuerüberhang, den das Finanzamt normalerweise ohne Probleme und in voller Höhe erstattet.

Allerdings musst du beachten, dass du dich als Kleinunternehmer nicht für den Vorsteuerabzug registrieren lassen kannst. Als Kleinunternehmer schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer und kannst dementsprechend auch keine Vorsteuer zur Erstattung anmelden. Nur wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, hast du die Möglichkeit, die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Dies geschieht in der monatlichen/vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung. Dabei füllst du ein Formular aus, in dem du deine Umsätze inklusive vereinnahmter Umsatzsteuer sowie die bezahlten Vorsteuerbeträge einträgst. Diese Angaben werden miteinander verrechnet, sodass die vereinnahmte Umsatzsteuer durch die verauslagte Vorsteuer gemindert wird.

Hier ein Beispiel, um das Ganze zu verdeutlichen: Stell dir vor, du erhältst einen Auftrag für ein Event. Um das Projekt umzusetzen, musst du Material im Wert von 5.000 € einkaufen. Dazu kommt eine Vorsteuer in Höhe von 19 %, also 950 €. Insgesamt zahlst du also einen Rechnungsbetrag von 5.950 €. Für das Event berechnest du deinem Kunden 8.000 € plus Mehrwertsteuer (1.590 €), also insgesamt 9.590 €. In der Umsatzsteuervoranmeldung trägst du die Vorsteuer in Höhe von 950 € und die vereinnahmte Umsatzsteuer in Höhe von 1.590 € ein. Die Differenz von 640 € (1.590 € - 950 €) musst du dem Finanzamt überweisen.

Der Vorsteuerabzug ist im § 15 UStG geregelt. Dabei gibt es keine speziellen Zeitpunkte oder Fristen für den Steuerabzug. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Lieferung oder Leistung von einem anderen Unternehmer für dein neues Unternehmen erbracht wurde und nicht für deinen privaten Bedarf!

Du kannst die gezahlten Vorsteuerbeträge bei deiner ersten Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen, und die Netto-Betriebsausgaben fließen in die erste Einnahmenüberschussrechnung EÜR ein. So hast du die Möglichkeit, die Vorsteuer zu nutzen und deine geschäftlichen Ausgaben steuermindernd geltend zu machen.

Doch nicht gründen oder scheitern...

Was passiert, wenn du dich letztendlich doch nicht dazu entscheidest, zu gründen oder wenn deine Gründung scheitert?

Keine Sorge, auch in diesem Fall gibt es gute Nachrichten. Die steuerliche Anerkennung deiner Betriebsausgaben und Vorsteuer gilt sogar dann, wenn du deine Pläne letztendlich nicht umsetzen kannst und keine Betriebseinnahmen erzielst. Der Bundesfinanzhof hat in einem Grundsatzurteil (Az.: III R 96/88 vom 15. April 1992) entschieden und dies seitdem mehrfach bestätigt.

Allerdings liegt die Beweispflicht in jedem Fall bei dir als Steuerpflichtigem. Du musst im Zweifelsfall plausibel darlegen können:

  • welchem konkreten betrieblichen Zweck eine Ausgabe gedient hat,
  • dass du ernsthafte Gründungsabsichten hattest und
  • notfalls erklären können, warum du dich letztendlich gegen die Umsetzung deiner Pläne entschieden hast.

Falls du dich während der Vorbereitung auf deine Existenzgründung doch anders entscheidest und dich nicht selbstständig machst, darfst du die Betriebsausgaben trotzdem geltend machen. Auch der Vorsteueranspruch geht nicht verloren. Du musst jedoch aktiv werden und dem Finanzamt glaubhaft machen, wie ernsthaft du deine Gründungsabsicht verfolgt hast. Erkläre, warum du den Weg in die Selbstständigkeit abgebrochen hast. Wenn es dir gelingt, das Finanzamt zu überzeugen, kannst du die Kosten absetzen.

Wenn du dich tatsächlich selbstständig machst, behandele die vorweggenommenen Betriebsausgaben wie folgt: Stelle dir vor, du hättest alle Belege am Tag der Geschäftsgründung in deinem Briefkasten gefunden. Das bedeutet, du buchst sie zum Termin der Geschäftseröffnung in dein Buchhaltungssystem ein. So kannst du die vorweggenommenen Betriebsausgaben korrekt erfassen und steuerlich berücksichtigen.

Muss ich bei der Rechnung etwas beachten?

Jaein, bei der Erstellung und dem Erhalt von Rechnungen gibt es einige wichtige Punkte, die du beachten solltest. Dies gilt generell für deine Selbstständigkeit. Die formalen Anforderungen an Rechnungen sind in § 14 Abs. 4 UStG festgelegt und gelten auch für vorweggenommene Betriebsausgaben. Es ist wichtig, dass du sicherstellst, dass alle erforderlichen Angaben auf der Rechnung enthalten sind, um steuerlich anerkannt zu werden.

Tipp: Wenn du ausführlichere Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen suchst, empfehle ich dir den Artikel mit dem Titel "Rechnung einfach & schnell erstellt".

Zu den Angaben, die auf der Rechnung stehen müssen, gehören unter anderem dein Name bzw. der Name deines künftigen Unternehmens, der Name, die Anschrift und die Steuernummer des Lieferanten oder Dienstleisters, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Dienstleistung, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Dienstleistungen, die nach Umsatzsteuersätzen unterschiedenen Preise der Lieferungen bzw. Dienstleistungen sowie die daraus resultierenden Umsatzsteuerbeträge.

Für Kleinbetrags-Quittungen (bis zu 250 Euro brutto) gelten etwas geringere Anforderungen. Hier reicht es aus, dass der Name und die Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder der Art und Umfang der Dienstleistung, der Bruttobetrag sowie der Steuersatz der enthaltenen Umsatzsteuer angegeben sind.

Es ist wichtig, dass du bei der Erstellung deiner Rechnungen sorgfältig vorgehst und sicherstellst, dass alle erforderlichen Angaben korrekt und vollständig angegeben sind. Dadurch vermeidest du mögliche Probleme bei der steuerlichen Anerkennung deiner vorweggenommenen Betriebsausgaben.

Und wie sieht es zeitlich aus?

Grundsätzlich können die vorweggenommenen Betriebsausgaben jedoch bis zu drei Jahre vor der Anmeldung des Gewerbes geltend gemacht werden, wie der Bundesfinanzhof in mehreren Urteilen bestätigte. Das bedeutet, dass du Kosten, die du bereits vor der offiziellen Gewerbeanmeldung hattest, in deiner Steuererklärung berücksichtigen kannst, solange sie im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit angefallen sind.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass du die entsprechenden Nachweise und Belege für diese vorweggenommenen Betriebsausgaben aufbewahren musst. Dies dient dazu, die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Ausgaben gegenüber dem Finanzamt sicherzustellen. Solltest du also beispielsweise bereits vor drei Jahren Ausgaben für dein künftiges Gewerbe getätigt haben, ist es ratsam, diese Belege aufzubewahren und bei Bedarf vorlegen zu können.

Es ist empfehlenswert, dich bezüglich der genauen steuerlichen Regelungen und Fristen mit einem Steuerberater oder direkt mit dem Finanzamt in Verbindung zu setzen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du alle Vorgaben einhältst und deine vorweggenommenen Betriebsausgaben ordnungsgemäß behandelt werden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass vorweggenommene Betriebsausgaben für Existenzgründer und Gewerbetreibende steuerlich relevant sind und geltend gemacht werden können. Diese Ausgaben umfassen Kosten, die bereits vor der offiziellen Gründung oder Gewerbeanmeldung anfallen, jedoch im Zusammenhang mit der zukünftigen betrieblichen Tätigkeit stehen.

Es ist wichtig, die formalen Anforderungen an die Nachweise für vorweggenommene Betriebsausgaben zu beachten, wie sie auch für andere Eingangsrechnungen gelten. Dazu gehören Angaben wie Name und Anschrift des Lieferanten, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung, Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Dienstleistungen sowie die entsprechenden Umsatzsteuerbeträge.

Selbst wenn eine Existenzgründung letztendlich nicht realisiert wird oder scheitert, können die Betriebsausgaben und der Vorsteueranspruch dennoch steuerlich anerkannt werden. Hierbei liegt die Beweispflicht beim Steuerpflichtigen, der nachweisen muss, dass ernsthafte Gründungsabsichten vorhanden waren und warum letztendlich von der Umsetzung der Pläne abgesehen wurde.

Die zeitliche Komponente spielt ebenfalls eine Rolle. Vorlaufkosten können bis zu drei Jahre vor der Gewerbeanmeldung geltend gemacht werden, wie durch Urteile des Bundesfinanzhofs bestätigt wurde. Es ist jedoch ratsam, die entsprechenden Nachweise und Belege für diese vorweggenommenen Betriebsausgaben aufzubewahren und bei Bedarf vorlegen zu können.

Es empfiehlt sich, einen Steuerberater oder das Finanzamt zur genauen Einhaltung der steuerlichen Regelungen, Fristen und Vorgehensweisen zu konsultieren. Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Schritte unternommen werden, um die Vorsteuer und vorweggenommenen Betriebsausgaben ordnungsgemäß zu behandeln und steuerliche Vorteile zu nutzen.

Abschließend ist es ratsam, sich über die individuellen steuerlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen zu informieren, um die bestmögliche steuerliche Optimierung im Zusammenhang mit vorweggenommenen Betriebsausgaben zu erreichen.

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