Mit den richtigen Zutaten ist das Schreiben einer Rechnung kein Hexenwerk, sondern ganz schnell gezaubert. Viele Selbstständige oder Gründer haben Panik vor dieser Aufgabe, da so viele Dinge zu beachten sind. Wenn man dann noch auch noch das Gesetzesbuch aufschlägt, sieht man oft keine Buchstaben mehr, sondern nur noch Hieroglyphen. Damit deine Rechnung zum Kinderspiel wird, erhältst du hier eine kleine Anleitung.
Vorab, wie immer erhältst du auf meinem Blog, mein Wissen, meine Erfahrungen und mein Handeln. Es handelt sich nicht um eine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was muss in der Rechnung enthalten sein?
Wer Rechnungen schreibt, der muss einige wichtige Punkte genau beachten. Eine Rechnung ist nur rechtmäßig, wenn sie alle vom Gesetzgerber vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Wir gehen im speziellen auf Rechnungen für dich als Dienstleisterin/ Coachin/ Beraterin/ Expertin ein.
Grundsätzlich bist du nicht verpflichtet diese in Papierform auszustellen – mit Zustimmung des Empfängers – kannst du ihm die Rechnung auch digital übermitteln.
Diese Inhalte, muss jede Rechnung enthalten.
Wichtig ist hier die Angaben des Nettopreises, des Bruttopreis, der Umsatzsteuersatz und der gültige Umsatzsteuerbetrag. WICHTIG auch die Kleinunternehmerregelung ist auf der Rechnung anzugeben!
Damit der Rubel rollt, euer Kunde oder Auftraggeber auch bezahlt, sollte eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden geltend gemacht werden. Die Fälligkeit und die Zahlungsbedingungen sollten deshalb eindeutig ersichtlich sein.
Folgende Daten empfehle ich dir noch zu ergänzen:
Weitere Punkte die du bei deiner Rechnung beachten solltest:
Die Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer ist für das Finanzamt ein zentrales Thema, um die Ordnungsmäßigkeit deiner ausgestellten Ausgangsrechnungen eindeutig feststellen zu können.
Die fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die vom Unternehmen erstellte Rechnung einmalig ist. Hast du ein Rechnungsprogramm, erstellt dieses fortlaufend die Rechnungsnummern. Solltest du deine Rechnungen noch nicht über ein Programm schreiben, empfiehlt sich eine zusätzliche Excelliste anzulegen, in welcher du die fortlaufende Rechnungsnummer nachweisen kannst. ACHTUNG – meines Wissen nach ist dies aber nicht zu 100% GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) konform.
Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Wichtig ist, dass du diese Lücken nachvollziehbar begründen kannst.
Anhand deiner Rechnungen ist die Höhe der erhobenen Umsatzsteuer sichtbar, die du an das Finanzamt abführen musst. Andererseits nutzen deine Geschäftskunden die ausgestellte Rechnung mit Umsatzsteuer auch dazu um ihre Vorsteuer vom Finanzamt gelten zu machen.
Die Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist für all deine Belege beträgt 10 Jahre, § 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird, § 14 Abs. 1 Satz 3 1. Halbsatz UstG. Achte bei deinen Rechnungen darauf, auf Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung. Du hast Sorge zu tragen, dass dieser Kriterien erfüllt werden. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.
Die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung
Wer als Kleinunternehmer eine Rechnung schreibt, darf diese mit Null Prozent Mehrwertsteuer ausweisen. § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt dies. Allerdings sollten Kleinunternehmer mit folgendem Passus auf der Rechnung darauf hinweisen. Der Satz kann auch anders formuliert werden, solange der Inhalt derselbe ist.
„Gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“
Rechnungsvorlage für Dienstleistung in Word
Lad dir jetzt meine Rechnungsvorlage als Word Datei herunter. Die Vorlage hat den Vorteil, dass die gesetzlich vorgeschrieben Pflichtangaben bereits alle enthalten sind. Du musst nur noch deine Daten an den entsprechenden Stellen ergänzen.